Hieronder beschrijven wij het proces en de toetsingsniveaus voor de meest voorkomende aanvragen/meldingen.
Vormen van vergunningverlening
Er zijn twee procedures: de reguliere procedure en de uitgebreide procedure. De reguliere procedure heeft een behandeltermijn van 8 weken en is eenmaal te verlengen met 6 weken. De uitgebreide procedure heeft een behandeltermijn van 6 maanden en is eenmalig te verlengen met 6 weken. De reguliere procedure is het uitgangspunt in de Omgevingswet.
Werkwijze
Bij de vergunningverlening werken wij via vaste werkprocessen. Deze werkprocessen liggen vast in Open Wave en vloeien voort uit de wettelijke eisen uit de Algemene wet bestuursrecht en de Omgevingswet. Ons proces ziet er als volgt uit.
Ontvangen van conceptverzoek.
Conceptverzoek uitzetten voor advies.
Conclusie conceptverzoek aan initiatiefnemer sturen.
Inboeken en registeren van de aanvraag.
Publiceren van aanvragen en (concept)beschikkingen.
Behandelend ambtenaar bekijkt of er een conceptverzoek is. Daarna beoordeelt de medewerker of de aanvrager het eerder gegeven advies heeft verwerkt in de aanvraag.
Behandelend ambtenaar bepaalt wie het bevoegd gezag is en welke procedure van toepassing is.
De behandelend ambtenaar is verantwoordelijk voor de ontvankelijkheidstoets van de aanvraag.
De behandelend ambtenaar bewaakt het overzicht en is verantwoordelijk voor de begeleiding tijdens het proces.
De behandelend ambtenaar:
doet de (vak)inhoudelijke toets aan alle relevante beoordelingskaders;
zet de aanvraag uit bij interne- en externe adviseurs;
bewaakt de beslistermijn;
is het aanspreekpunt voor de aanvrager en informeren aanvrager;
stelt de (concept)beschikking op;
registreert alle documenten (behandelstappen en documenten).
Archiveren beschikkingen.
Mogelijk zienswijze, bezwaar, beroep en hoger beroep, eventueel gecombineerd met een voorlopige voorziening. Dit gebeurt in samenspraak met de juridisch adviseur fysiek domein.
Terugkoppeling bevindingen zienswijze, bezwaar- en beroepsprocedure aan vergunningverleners.
Conceptverzoek
Wij adviseren aan inwoners om een conceptverzoek in te dienen als het plan waarschijnlijk niet past in het beleid van de gemeente. Het gaat dan om een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA). Het voordeel van een conceptverzoek is dat wij het initiatief integraal bekijken. Daarna kunnen wij een goede inschatting geven of het plan haalbaar is. Vooral bij grote ontwikkelplannen is het voordeel dat de wettelijke termijnen nog niet gelden. Hierdoor is een plan zorgvuldig uit te werken en zo kunnen wij het plan bestuurlijk toetsen. Door veel zaken in het voorstadium te regelen, kunnen wij binnen de behandeltermijn van 8 weken een besluit op de aanvraag nemen. Dit geeft duidelijkheid voor zowel de initiatiefnemer als de gemeente.
Digitale behandeling
Vergunningaanvragen behandelen wij digitaal. Het proces voor het behandelen van een omgevingsvergunning hebben wij vastgelegd in OpenWave. In deze applicatie ligt vast welke processtappen wij doorlopen. Het gaat hier om de processtappen op hoofdlijnen. De meest voorkomende correspondentie, beschikkingen, adviezen en vergunningvoorschriften standaardiseren wij zoveel mogelijk op taalniveau B1.
Ontvankelijkheid
De gemeente gaat uit van een verantwoordelijkheid van inwoners en bedrijven. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van goede en volledige aanvragen. De aanvraag vormt namelijk de basis voor het te nemen besluit. Wij adviseren vaak om een conceptoverleg aan te vragen voordat een inwoner een officiële vergunning aanvraagt. Hierdoor is er minder druk van de wettelijke beslistermijnen mochten er aanpassingen nodig zijn.
Om een kwalitatief goede beschikking af te geven is een goede beoordeling van de stukken noodzakelijk. Hiervoor is het belangrijk dat er een compleet dossier aanwezig is met alle van belang zijnde stukken. De indieningsvereisten voor aanvragen liggen landelijk vast in de Omgevingsregeling en toegeschreven op de verschillende categorieën van activiteiten. Aan de hand van het landelijk voorgeschreven aanvraagformulier voor de omgevingsvergunning is te bepalen of alle bijlagen bij de aanvraag gevoegd zijn.
Als aanvragers de gevraagde stukken niet, niet op tijd of niet volledig aanleveren, wordt de aanvraag buiten behandeling gesteld. Dit wil zeggen dat de aanvrager een besluit krijgt dat zijn aanvraag om een omgevingsvergunning buiten behandeling blijft. Hier kan een belanghebbende bezwaar tegen maken.
Intrekken vergunning
Soms komt het voor dat initiatiefnemers hun omgevingsvergunning niet gaan gebruiken. Als hij/zij de vergunning niet binnen 24 maanden gebruikt, is gedeeltelijke teruggave van leges mogelijk. De gemeente kan ook ambtshalve een vergunning intrekken. Echter heeft de gemeente geen actief intrekkingsbeleid waardoor er een zware motiveringsplicht van kracht is. De komende beleidsperiode bekijken wij de nut en de noodzaak om alsnog een intrekkingsbeleid te formuleren.
Leges
De gemeente heft leges voor de behandeling van aanvragen om omgevingsvergunningen waarin sprake is van activiteiten zoals bouwen, kappen, afwijken ruimtelijke regels en meer. De gemeente neemt bij de activiteit bouwen in principe de door de aanvrager opgegeven bouwsom als basis voor de legesberekening. Deze bouwkosten toetsen wij aan de “Nadere regels voor de berekening van de bouwkosten”. Concreet houdt dit in dat wij de bouwkosten vergelijken met de kengetallen bouwkosten Noord-Holland. Als de afwijking van de normberekening meer dan 10% bedraagt of als er bij de aanvraag geen opgave van de bouwkosten is, vragen we de aanvrager om alsnog een gedetailleerde opgave van de bouwkosten te verstrekken.
Als er geen reactie of een te late reactie is op dit verzoek, worden bij lagere opgegeven bouwkosten dan de normberekening de leges berekend volgens de normberekening en definitief vastgesteld. Bij hoger opgegeven bouwkosten gebruiken we de opgegeven bedragen. Bij hoger opgegeven bouwkosten maken wij gebruik van de hoger opgegeven bouwkosten.
De alsnog aangeleverde dan wel nader onderbouwde gegevens toetsen wij wederom aan de normberekening. Als de afwijking van de normberekening te groot blijft, dat wil zeggen meer dan 10%, beoordeelt de behandelende ambtenaar of de hoogte van de bouwkosten aannemelijk is aan de hand van de opgave.
Wij berekenen de leges op grond van de onderbouwde opgave van de bouwkosten en bij definitieve aanslag vastgesteld als:
de onderbouwde opgave niet meer dan 10% afwijkt van de normberekening; of
de onderbouwde opgave van de bouwkosten aannemelijk is.
Als de aanvrager de onderbouwde bouwkosten niet aannemelijk maakt of als de bouwkosten meer dan 25% afwijken van de normberekening, berekenen wij de leges op basis van die normberekening.
Aanvragen die meer dan 25% afwijken van de normberekening kunnen geen reële weergave van de bouwkosten zijn. Het is niet aannemelijk om tegen dergelijke lage kosten bouwwerken te realiseren die voldoen aan de geldende regelgeving. In dat geval gaan wij uit van de normberekening.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.4
Algemene strategie
Onderdeel van Uitvoerings- en Handhavingsstrategie VTH gemeente Heemskerk 2024-2027